Règlements -AEQ - By-laws
Section 1 - Nom : Le nom de l’organisation est Association des Élastomères du Québec, désignée dans le présent document par le sigle AEQ. Elle constitue une association non incorporée régie par les lois du Québec.
Section 2 - Objectif : L’AEQ est organisé à des fins sociales et éducatives afin de promouvoir la communauté des professionnels de l’industrie du caoutchouc au Québec.
ARTICLE II — ADHÉSION
Section 1 - Admissibilité à l’adhésion : L’adhésion est ouverte à tout adulte (18 ans et plus) œuvrant actuellement dans l’industrie du caoutchouc. L’adhésion peut être accordée après la participation à un événement officiel de l’AEQ, le paiement complet de la cotisation annuelle, le dépôt d’une demande d’adhésion et l’approbation du conseil d’administration.
Section 2 – Cotisation annuelle individuelle : Une cotisation annuelle dont le montant est établi annuellement par le conseil d’administration est requise pour une adhésion individuelle.
Section 3 – Adhésion corporative : Des plans d’adhésion annuelle sont offerts aux entreprises. Quatre niveaux d’adhésion sont disponibles. Adhésion Platine, Adhésion Or, Adhésion Argent, Adhésion Bronze. Les montants de ces adhésions sont établis par le conseil d’administration annuellement. L’adhésion corporative doit être payée en totalité et ne sera pas calculée au prorata. * Les descriptions des plans sont disponibles sur notre site web sous l’onglet « Adhésion ».
* Les descriptions des plans sont disponibles sur notre site web sous l’onglet « Adhésion ».
Section 4 – Renouvellement de l’adhésion : La période d’adhésion annuelle correspond à l’année civile. Les membres en règle peuvent renouveler leur adhésion en remplissant le formulaire de renouvellement et en effectuant le paiement complet de la cotisation annuelle.
Section 5 - Droits des membres : Chaque membre en règle a le droit de voter lors des assemblées annuelles de l’organisation ainsi que lors des élections des administrateurs.
Section 6 - Démission et révocation : Tout membre peut mettre fin à son adhésion en avisant le conseil d’administration. L’adhésion d’un membre peut être révoquée à la discrétion du conseil d’administration en cas de violation du code de conduite de l’organisation. Lors d’une révocation, les renseignements relatifs à l’adhésion seront conservés à des fins d’archivage.
Section 7 - Membre en règle : À moins que son adhésion n’ait été révoquée conformément à l’ Article II, section 6, un membre est considéré en règle après avoir participé à un événement officiel de l’AEQ, payé sa cotisation annuelle complète, obtenu l’approbation de sa demande d’adhésion ou de renouvellement, et respecté le code de conduite.
ARTICLE III — ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Section 1 - Assemblée annuelle : L’assemblée générale annuelle des membres aura lieu au cours de l’année civile, généralement en lien avec le souper de Noël annuel de l’AEQ. La date, l’heure et le lieu exacts seront déterminés par le conseil d’administration. Lors de cette assemblée, les membres éliront les administrateurs et dirigeants, examineront les rapports d’activités de l’association et participeront aux discussions concernant les orientations de l’année à venir. Seules les élections du conseil d’administration et les modifications aux règlements seront soumises au vote lors de l’assemblée générale annuelle. Les avis de convocation seront transmis aux membres au moins un mois à l’avance.
Section 2 - Avis de convocation : L’avis de chaque assemblée sera transmis aux membres par courriel ou par publication sur les réseaux sociaux. Les avis devront inclure les informations relatives aux moyens de communication prévus à l’ARTICLE III, Section 5.
Section 3 - Quorum : Une majorité des administrateurs plus un membre présent à une assemblée dûment convoquée constitue le quorum. Aucune motion ne peut être étudiée sans quorum. La participation par l’un des moyens prévus à la section 5 est considérée comme une présence.
Section 4 - Vote : Toutes les questions soumises au vote seront décidées à la majorité simple des membres votants présents lors de l’assemblée. Le vote se fera à main levée. Tous les postes vacants au conseil d’administration soumis à élection seront pourvus au suffrage universel.
Section 5 - Moyens de communication : Toute assemblée peut être tenue en personne ou par un ou plusieurs moyens de communication à distance permettant aux administrateurs et membres de participer. Les moyens à distance incluent notamment le téléphone, la vidéoconférence par internet ou tout autre moyen permettant aux participants de communiquer simultanément. La participation par l’un de ces moyens constitue une présence à l’assemblée.
ARTICLE IV — CONSEIL D’ADMINISTRATION
Section 1 - Rôle et composition du conseil : Bien que l’AEQ privilégie une approche non hiérarchique, un conseil d’administration peut être nécessaire pour répondre aux besoins organisationnels. Ainsi, le conseil agit à titre d’organe administratif afin de répondre aux besoins du groupe. Le conseil travaille en collaboration avec les membres afin de planifier les événements et activités. Le conseil est composé de neuf (9) membres élus.
Section 2 - Mandat : Tous les membres élus du conseil d’administration occupent un mandat de deux ans. Le mandat d’un membre commence à la clôture de l'assemblée annuelle lors de laquelle il a été élu et prend fin à la clôture de la deuxième assemblée annuelle suivante.
Section 3 - Réunions et avis : Le conseil d’administration doit se réunir au moins une fois par trimestre. Toute réunion officielle du conseil nécessite un avis aux membres conformément à l’Article III, Section 2.
Section 4 - Élections : Les nouveaux administrateurs ainsi que les administrateurs sortants seront élus ou réélus par les représentants votants des membres lors de l’assemblée annuelle. Les administrateurs sont élus à la majorité simple des membres présents.
Section 5 - Procédure d’élection : Tous les candidats au conseil doivent être des membres en règle conformément à l’Article II, Section 7.
Section 6 - Dirigeants et fonctions : Le conseil d’administration sera composé de neuf (9) membres. Les dirigeants seront élus lors de la première réunion du conseil suivant l’assemblée générale annuelle de l’organisation. Les titres utilisés seront les désignations traditionnelles telles que « Président », « Secrétaire », etc. Leurs fonctions sont les suivantes :
- Président : Convoque les réunions régulières du conseil d’administration, notamment en établissant l’ordre du jour; préside les réunions du comité exécutif ou désigne un remplaçant en son absence et l’absence du président sortant.
- Président sortant : Soutient le nouveau président et est désigné comme remplaçant en l’absence du président lors des réunions.
- Secrétaire : Responsable de la tenue des registres des décisions du conseil d’administration, incluant la supervision de la rédaction des procès-verbaux, l’envoi des avis de convocation, la gestion du calendrier, la distribution des procès-verbaux et des ordres du jour à chaque membre, ainsi que la gestion des archives.
- Trésorier : Présente un rapport financier à chaque réunion du conseil d’administration; participe à la préparation du budget annuel, contribue à l’élaboration des plans de financement, rend l’information financière disponible aux membres et veille à la bonne tenue des registres comptables.
- Responsable du tournoi de golf : Supervise le tournoi de golf annuel, effectue les réservations nécessaires et approuve, avec l’aide du conseil, le budget global de l’événement.
- Responsable des soupers techniques et ventes : Coordonne les soupers techniques, planifie les dates avec le comité, supervise la sélection des présentateurs et transmet les informations à l’administrateur du site web pour publication.
- Responsable du séminaire technique / symposium annuel : Responsable de l’organisation deux événements annuels : séminaire technique et symposium annuel de l’industrie du caoutchouc.
- Administrateur du site web : Responsable de la gestion et de la mise à jour du site web de l’AEQ afin d’assurer que l’information demeure actuelle.
- Responsable des activités sociales : Gère les activités sociales du groupe telles que le « Get Together » et le « Souper de Noël ». Responsable d’organiser des activités favorisant le réseautage et les échanges entre les membres de l’AEQ.
Section 7 - Comités ad hoc : Le mandat, la durée et l’autorité de tout comité ad hoc doivent être définis au moment de sa création par le conseil d’administration.
Section 8 - Vacances : Lorsqu’un poste devient vacant au sein du conseil d’administration, le conseil peut choisir de laisser le poste vacant ou de nommer un remplaçant.
Section 9 – Démission, révocation et absence : Toute démission du conseil d’administration doit être faite par écrit et consignée par le dirigeant occupant le poste de « Secrétaire ». Un membre du conseil peut être révoqué pour violation du code de conduite de l’organisation ou pour rendement jugé insatisfaisant, à la discrétion du conseil d’administration et par vote majoritaire de celui-ci.
Section 10 - Quorum : Une majorité des administrateurs présents à toute réunion du conseil d’administration dûment convoquée constitue le quorum. Aucune motion ne peut être étudiée sans quorum. La participation par l’un des moyens prévus à l’Article III, Section 5 est considérée comme une présence.
Section 11 - Vote : Toute question nécessitant un vote du conseil sera décidée à la majorité simple des membres du conseil présents à une réunion dûment convoquée où le quorum est atteint.
ARTICLE V — MODIFICATIONS
Section 1 - Modifications : Les présents règlements peuvent être modifiés sur recommandation du conseil d’administration et approuvés par la majorité des membres présents à l’assemblée annuelle, conformément à l’Article III. Les propositions de modification doivent être soumises au président et distribuées, à la discrétion du conseil d’administration, aux membres avant l’assemblée annuelle.
Certification
Les présents règlements ont été approuvés lors d’une assemblée des membres par un vote favorable à l'unanimité le 20 mai, 2026
Section 1 - Name: The name of the organization shall be “Association des Élastomères du Québec” referred as QEG in this document. It shall be an unincorporated association under the laws of Québec.
Section 2 - Purpose: The QEG is organized for social and education purposes, and to promote community for rubber folk in Québec. ARTICLE II — MEMBERSHIP
ARTICLE II — MEMBERSHIP
Section 1 - Eligibility for membership: Membership shall be open to any adult (18+) currently working in the rubber industry. Membership may be granted after attendance of any official QEG event, full payment of annual dues, completion of a membership application and approval by the board of directors.
Section 2 – Individual annual dues: An annual fee, the amount of which is set annually by the board of directors, is required for individual membership.
Section 3 – Corporate membership: Annual membership plans are offered to businesses. Four (4) membership levels are available: Platinum, Gold, Silver, and Bronze. Membership fees are set annually by the board of directors.
* Plans descriptions are available on our website under “Adhesion”
Section 4 – Membership renewal: The annual membership term runs each calendar year. Members in good standing may renew their membership by completing the membership renewal form and issuing full payment of annual dues.
Section 5 - Rights of members: Each member in good standing shall be eligible to cast the member’s vote during the organization’s annual meetings and during officer elections.
Section 6 - Resignation and termination: Any member may withdraw their membership with notice to the board. A member can have their membership terminated by violation of the organization’s code of conduct at the discretion of the board of directors. Upon termination, membership information shall be retained by the organization for purposes of records retention.
Section 7 - Good standing: Unless their membership has been terminated as outlined in Section 6, a member is deemed to be in good standing following attendance of any official QEG event, full payment of annual dues, approval of membership application or renewal, and if the member is in compliance with the code of conduct.
ARTICLE III — MEETINGS OF MEMBERS
Section 1 - Annual meetings: The Annual General Meeting of members will be held during the calendar year, usually in conjunction with the QEG's annual Christmas dinner. The exact date, time, and location will be determined by the Board of Directors. At this meeting, members will elect the directors and officers, review the association's activity reports, and participate in discussions regarding its direction for the coming year. Only the election of the Board of Directors and amendments to the bylaws will be subject to a vote at the Annual General Meeting. Notices of the Annual General Meeting will be sent to members at least one month in advance.
Section 2 - Notice of meetings: Notice of each meeting will be distributed to the membership via email, social media posts. Meeting notices shall include information of the meeting’s means of communication as outlined in ARTICLE III, Section 5.
Section 3 - Quorum: A majority of directors plus one member present at any properly announced meeting shall constitute a quorum. Motions may not be considered without a quorum. Attendance via any means provided in section 5 shall be considered presence.
Section 4 - Voting: All matters submitted to a vote will be decided by a simple majority of the voting members present at the meeting where the vote is held. Voting will be by show of hands. All vacant seats on the board of directors, subject to election, will be filled by universal suffrage.
Section 5 - Means of communication for meetings: Any meeting may be conducted solely by one or more means of in-person or remote communication through which directors and members may participate in the meeting. Remote communication includes but is not limited to telephone, video over the internet, or other means by which persons may communicate with each other on a substantially simultaneous basis. Participation in a meeting by any of the above-mentioned means constitutes attendance at a meeting.
ARTICLE IV — BOARD OF DIRECTORS
Section 1 - Board role and size: While the QEG prides itself in avoiding hierarchical power dynamics, a board may be required for organizational needs. As such, the board of directors serve as administrative agents to effect the group’s needs. The board works in collaboration with the club’s membership to plan events and activities. The board shall be comprised of nine (9) elected members.
Section 2 - Term: All elected members of the board of directors serve a two-year term. A member's term begins at the close of the annual general meeting at which they were elected and ends at the close of the second annual general meeting thereafter.
Section 3 - Meetings and notice: The board shall meet at least every quarter. An official board meeting requires notice to the membership as outlined in Article III Section 2.
Section 4 - Board elections: New directors and current directors shall be elected or re-elected by the voting representatives of members at the annual meeting. Directors will be elected by a simple majority of members present at the annual meeting.
Section 5 - Election procedures: All board candidates must be members in good standing as defined in Article II Section 6.
Section 6 - Officers and Duties: The board of directors will consist of nine (9) members. Members will be elected at the first board meeting following the organization's annual general meeting. Their titles will be designated by traditional designations such as "President," "Secretary," etc. Their functions are as follows:
- President: Convenes regular board meetings, including setting the agenda; chairs executive committee meetings or designates a replacement in his absence or in the absence of the outgoing president.
- Outgoing President: Supports the new president and is designated as the president's replacement at meetings in his absence.
- Secretary: Responsible for maintaining the records of board decisions, including overseeing the drafting of minutes, sending out meeting notices, managing the calendar, distributing minutes and agendas to each member, and maintaining the archives.
- Treasurer: Presents a financial report at each board meeting; participates in the preparation of the annual budget, contributes to the development of fundraising plans, makes financial information available to members, and ensures the proper maintenance of accounting records.
- Golf Tournament Manager: Oversees the annual golf tournament. Makes the necessary reservations. With the assistance of the board, approves an overall budget for the event.
- Technical and Sales Dinner Coordinator: Coordinates the technical dinners. Plans the event dates with the committee. Oversees the selection of presenters. Is responsible for submitting all event information to the website administrator for publication.
- Technical Seminar/Annual Symposium Coordinator: Responsible for organizing two annual events: a technical seminar and the annual rubber industry symposium.
- Website Administrator: Responsible for maintaining and managing the QEG website. Must keep the site up-to-date so that the information is current.
- Social Activities Coordinator: Manages the group's social activities such as the "Get Together" and the "Christmas Dinner." Tasked with finding social activities that bring people together to promote networking among QEG members.
Section 8 - Vacancies: When a vacancy on the board exists, the board may choose to leave the position vacant or select a replacement.
Section 9 - Resignation, termination and absence: Resignation from the board must be in writing and recorded by the officer serving as ”Secretary”. A board member may be removed for violation of the organization’s code of conduct or for poor performance at the discretion and a majority vote of the board of directors.
Section 10 - Quorum: A majority of directors present at any properly announced board of directors meeting shall constitute a quorum. Motions may not be considered without a quorum. Attendance via any means provided in Article III, Section 5 shall be considered presence.
Section 11 - Voting: All matters requiring a vote of the Board shall be decided by a simple majority of board members present at a duly called meeting at which a quorum is established.
ARTICLE V — AMENDMENTS
Section 1 - Amendments: These bylaws may be amended upon the recommendation of the Board of Directors and approved by a majority of the members present at the Annual General Meeting, in accordance with Article III. Proposed amendments must be submitted to the President and distributed to the members, at the discretion of the Board of Directors, before the Annual General Meeting.
Certification
These bylaws were approved at a meeting of the membership by unanimous vote on May 20th, 2026